Pour les entreprises, la digitalisation des documents et des processus administratifs est devenue une priorité grâce à ses nombreux avantages. Dans cette optique, les entreprises utilisent des applications de signature électronique pour signer des fichiers et des documents numériques de manière légale, rapides et sécurisées.
Parmi ces applications, DocuSign, Yousign ou AdobeSign s’impose sur le marché avec leur solution qui révolutionne la méthode de signature pour la version électronique. Mais comment créer une application de signature électronique pour proposer une alternative aux utilisateurs ? Et comment créer sa propre signature en version électronique ? Découvrez tout dans cet article avec DigitalUnicorn.
Qu’est-ce qu’une application de signature électronique ?
Avant de plonger dans les étapes de développement, il est indispensable de maîtriser le fonctionnement d’une application de signature électronique ainsi que ses avantages.
Définition
Une application de signature électronique est une solution numérique qui permet de garantir l’authenticité et l’intégrité d’un document électronique via à une signature d’un utilisateur ou d’une entreprise. C’est un peu le même principe que la signature manuscrite d’un document papier.
Mais, contrairement à une signature qui est scannée, la signature électronique dépend d’un processus cryptographique qui a pour objectif de :
- Garantir l’attestation d’un document électronique afin qu’il ne soit pas remis en cause par une quelconque altération ;
- Authentifier son auteur, qui peut être une personne ou une entreprise ;
- Relater une preuve de consentement ;
- Certifier la non-répudiation de la signature.
Fonctionnement
Signer un document numérique avec une signature électronique se fait via à des méthodes d’authentification qui sécurise le processus. Le fonctionnement de l’application se déroule en plusieurs étapes dont :
- Le téléversement du document numérisé en plusieurs formats : Word, PDF… ;
- Identification du signataire ou de l’entreprise qui va signer via à un e-mail, un SMS ou autres systèmes d’outils ;
- Mise en place de la signature numérisée avec un certificat ou une empreinte numériques ;
- Archivage des documents avec une traçabilité et historique.
Avantages de la signature électronique
Les signatures électroniques permettent de signer rapidement et facilement les documents et des fichiers (version électronique PDF ou Word) qui sont utilisés surtout pour la gestion d’entreprises, comme les factures, les contrats de travail, les devis, les documents comptables ou juridiques et bien d’autres.
Entre autres, un document signé de manière électronique est authentique, infalsifiable, inaltérable, à usage unique et irrévocable. Il s’agit d’une véritable solution pour les entreprises et les utilisateurs, car elle offre aussi de nombreux avantages, tels que :
- Le gain de temps : plus besoin d’imprimer, de se déplacer ou de scanner pour signer ;
- La réduction de coût : moins d’outils à utiliser (papier, encre, archivage…) ;
- Une sécurité améliorée : avec l’authentification, la cryptographie et la traçabilité ;
- Une expérience utilisateur optimale : disponible sur mobile, sur le web ou sur PC ;
- Un impact écologique moindre : plus besoin de transport, de papier et d’impression.
Législation et valeur juridique en France
La signature électronique est conforme au règlement eidas (Electronic Identification and Trust Services), en vigueur dans l’Union européenne depuis 2016. Dans cette optique, il existe 3 niveaux de signature numérisée dont :
- La signature électronique simple : identifie l’utilisateur ou l’entreprise ;
- La signature électronique avancée ou SEA : garantis l’identité et l’authentification des documents PDF ;
- La signature électronique qualifiée ou SEQ : équivalente à un document manuscrit signé avec un certificat qualifié, un outil délivré par l’application ou le prestataire.
De ce fait, DigitalUnicorn recommande d’intégrer les 3 niveaux pour votre application pour authentification ultime qui est reconnue devant les tribunaux selon la loi, tant qu’elle respecte les critères définis par l’eidas ou l’identification électronique et service authentifié.
Pour votre application de signature, notre agence DigitalUnicorn vous propose nos différents services de développement web et mobile avec des équipes de pointes capable de réaliser votre projet selon vos besoins et vos objectifs.
Critères essentiels pour créer une application de signature électronique
Créer une application de signature numérique ne se résume pas à créer un outil pour une simple déposition d’une signature sur un fichier PDF. Pour concurrencer avec les meilleures applications de signature, comme DocuSign ou YouSign, votre application doit prendre en compte certains critères dans le domaine de la sécurité, la conformité légale, les fonctionnalités, le nombre d’options, l’expérience utilisateur, la tarification et la possibilité d’utilisation d’un support client rapide et gratuit. DigitalUnicorn vous les présente.
Sécurité et conformité (RGPD, etc.)
La sécurité est le rôle principal d’une application de signature pour protéger les documents ou les fichiers PDF, les données personnelles et l’identité des signataires. Pour cela, votre application doit inclure :
- Le chiffrement des données;
- Un système d’authentification forte, rapide, simple et facile (pour le signataire) avec ou sans essai ;
- Horodatage et journal de preuve: chaque signature doit générer automatiquement un fichier horodaté ;
- Conformité RGPD sur la collecte de données et son utilisation ;
- Conformité eidas pour garantir la valeur juridique au sein de l’UE ;
- Hébergement sécurisé en France et dans le monde.
Fonctionnalités (types de documents, signatures multiples, etc.)
Une bonne plateforme de signature numérique doit répondre au besoin des métiers variés tout en restant simple d’utilisation pour s’imposer sur le marché. De ce fait, voici les fonctionnalités de base qu’une application de signature doit avoir :
- Téléversement et gestion de documents sous format PDF ou Word ;
- Signature simple, avancée et qualifiée ;
- Possibilité de positionner les zones à signer sur les documents ;
- Notification et relance automatique.
Maintenant, voici les fonctionnalités avancées dont l’intégration dépend du type de public et de métier visés :
- Signatures multiples en chaîne ;
- Possibilité d’ajouter des tampons, des dates et des initiales (du nom) ;
- Archivage des documents ;
- Template de documents disponibles ;
- Signature présentielle en version mobile et tablette.
Intégrations (CRM, logiciels de comptabilité, etc.)
La connectivité de votre solution est indispensable pour faciliter la gestion d’entreprise sur tous les aspects. C’est aussi un levier important pour attirer des utilisateurs. Intégrer des API et des connecteurs pour faciliter l’automatisation et l’intégration avec un :
- Logiciel CRM;
- Logiciel ERP ou de gestion ;
- Outil bureautique: Microsoft 365, Google Workspace… ;
- Outil de comptabilité;
- APIrest et GraphQL.
Tarification et modèles d’abonnement
Établir un modèle économique fiable permet à votre application de signature de rester rentable. Il doit s’adapter à votre entreprise cible, voici les modèles les plus courants :
- Abonnement mensuel ou annuel : version standard et version premium pour offrir toutes les options et les fonctionnalités ;
- Tarification par signature ou par volume de document (électronique) ;
- Proposer une version gratuite avec des options et des fonctionnalités en moins pour attirer les utilisateurs (possibilité d’inclure des publicités en ligne) ;
- Génération de document et formule d’entreprise personnalisée.
Support client et documentation
Toute application à succès à un support client qui offre une aide et un accompagnement pour assurer le client de son utilisation, surtout pour une appli qui traite un sujet très sérieux sur les documents avec des signatures légales face à la loi. Pour cela, proposer :
- Un centre d’aide et page pour FAQ complète ;
- Des tutoriels vidéo et documents PDF ;
- Support avec les chabots ou par e-mail ;
- Documentation API ;
- Formations et webinaire pour compte professionnels.
Les étapes à suivre pour créer une application de signature électronique
Passons maintenant au développement de l’application de signature en version électronique après avoir vu les critères à prendre en compte. DigitalUnicorn vous présente les étapes à suivre :
Définition du besoin et de la cible
Avant de commencer, il vaut mieux rédiger un cahier de charge pour définir ses besoins et ses cibles pour faciliter la phase de développement. En effet, les fonctionnalités et les options à intégrer dépendent de votre objectif. Pour cela, créez votre cahier en définissant :
- Le type d’utilisateur ou d’entreprise (PME, RH, avocat, clients…) ;
- Les cas d’usage ou types de documents: factures, devis, bulletin de salaire, contrats… ;
- Les niveaux de signatures requis;
- Les modèles économiques.
Choix de la plateforme de développement et de l’architecture
Pour le choix de la plateforme, priorisé des technologies puissantes, scalables et modernes, voici quelques exemples :
- Front-end : React.js ou Vue.js ;
- Back-end : Node.js, Django, Lavarel… ;
- Base de données : PostgreSQL pour les données relationnelles ;
- Cloud et hébergement : AWS, AZURE, Google Cloud… ;
- Sécurité : chiffrement AES-256, TLS 1.3, HSTS, gestion des jetons JWT… ;
- Signature : intégrer un prestataire de signature électronique (YouSign, DocuSign…) ou créer son propre système de signature sur mesure.
Création ou intégration des signatures électroniques
Vous avez deux choix pour la création de signatures électroniques, soit d’intégrer un prestataire certifié eidas (PSCE ou Plateforme de signature électronique), soit de créer vous-même l’API de signature. Les meilleurs API de signature sur le marché sont YouSign, DocuSign, UniverSign et AdobeSign.
Si vous souhaitez développer votre propre plateforme de solution, alors, cela implique de gérer soi-même :
- La construction d’une architecture cryptographique avec du hashing document, des clés asymétriques (RSA et ECC) et de la signature électronique ;
- L’authentification des signataires avec l’utilisation d’un OTP par e-mail ou par SMS, un scan d’identité et un système de vérification biométrique ;
- La génération d’un journal de preuve (ID des documents, date et heure, IP, e-mail, numéro de téléphone, l’empreinte, certificat…) ;
- L’intégration de la signature dans un fichier PDF ;
- La sécurisation des clés privées;
- La création d’un APIrest sécurisé pour l’authentification, l’upload de documents, la création de sessions de signature… ;
- Remplir les conditions pour la validation juridique de la signature avancée.
Notons que la création de sa propre plateforme de signature n’est valable que pour la signature simple et avancée. Pour la signature qualifiée, il est obligatoire d’intégrer un PSCE pour une équivalence manuscrite. Mais, une signature avancée permet déjà de contractualiser et de se défendre juridiquement avec des APIrest sécurisés et des preuves juridiques.
Sécurité, chiffrement et conformité
La sécurisation des données et des documents est une priorité, comme vous l’avez vu dans les critères essentiels pour créer une application de signature. Pour rendre l’activité légale, il faut aussi respecter les normes et être conforme à la loi.
Conception de l’interface et de l’expérience utilisateur
L’interface et l’expérience utilisateur font partie des piliers de réussite d’une application. Même avec les meilleures fonctionnalités et sécurités, une application est vite oubliée et désertée, si l’interface est incompréhensible, floue et difficile à naviguer (donc à utiliser). Proposer un design UX/UI :
- Responsive adapté à la version web, desktop, mobile et tablette ;
- Facile à naviguer avec une interface simple, fluide, épurée et structurée ;
- Avec un upload rapide des documents ;
- Avec des e-mails de signature claire avec des liens sécurisés ;
- Avec un tracking en temps réel ;
- Avec un suivi des historiques ;
- Avec un accès aux preuves juridiques.
Fonctionnalités avancées à intégrer
Pour vous démarquer des concurrences, vous pouvez intégrer des fonctionnalités avancées, ajouter aussi une valeur unique à votre application, voici quelques exemples :
- Signature en présentielle avec mobile ou tablette ;
- Archivage probatoire à valeur légale ;
- Le processus de travail personnalisable : signatures multiples, catégorie de document ;
- Intégration avec les logiciels CRM et ERP ;
- Horodatage qualifié.
Test et déploiement
Avant la mise en ligne, procéder à des tests rigoureux est indispensable pour assurer le bon fonctionnement de votre application de signature électronique. Voici les tests à faire :
- Tests unitaires et fonctionnels pour vérifier les modules et les fonctionnalités ;
- Tests de charge pour vérifier la performance application avec de nombreux utilisateurs ;
- Test de vérification de la conformité légale ;
- Tests en audit pour vérifier la sécurité pour la signature avancée et qualifiée.
Coût de la création d’une application de signature électronique
La création d’une application de signature électronique implique de faire des investissements conséquents. Le coût varie néanmoins selon le nombre de fonctionnalités, le niveau de signature, le niveau de sécurité, l’infrastructure, la scalabilité et le support. DigitalUnicorn vous donne les fourchettes de prix à connaître :
- Un MVP simple (signature simple, fonctionnalité de base et interface basique) : entre 15.000 et 30.000 euros ;
- Une application avancée(signature avancée, journal de preuve, intégration API…) : entre 40.000 et 80.000 euros ;
- Une application complète et scalable (multi-utilisateurs, API, sécurité renforcée, intégrations SaaS, hébergement cloud, conformité eIDAS) : entre 100.000 et 250.000 euros.
Pour optimiser le coût et la qualité de développement, la meilleure solution est d’appeler une agence web, comme DigitalUnicorn composée d’une équipe expérimentée et compétente. Nous pouvons vous accompagner et vous offrir des conseils et des recommandations dans le but de rendre votre projet, une application à succès.
