Créer un intranet est forcément bénéfique pour toute entreprise qui souhaite améliorer ses performances au travail. En effet, c’est la solution idéale pour renforcer la communication des employés, la transmission des informations et la rationalisation de l’utilisation des documents.

Mettre en place un intranet demande toutefois des ressources et des compétences, mais offre des avantages considérables à votre équipe. Dans cet article, DigitalUnicorn vous invite à découvrir ce guide complet pour déployer un intranet dans une entreprise.

Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise ?

Créer un intranet fournit les outils nécessaires pour le bon fonctionnement d’une entreprise à travers la collaboration des employés. Existant depuis 1990, l’intranet a connu de nombreuses évolutions permettant l’échange et le partage de fichier et données rapides.

Définition et objectifs

Un intranet est un réseau privé interne destiné pour les entreprises, une version d’internet qui est locale, accessible seulement pour les membres autorisés par l’organisation. Dans ce contexte il y a l’intranet 1.0 qui n’a besoin que d’un serveur local et l’intranet 2.0 qui est une plateforme en ligne avec un serveur web et d’une connexion internet pour marcher.

Aujourd’hui, toutes les grandes entreprises utilisent l’intranet 2.0 puisqu’il est plus puissant et plus performant, permettant de sécuriser, de centraliser, de diffuser et de stocker les informations au sein d’une entreprise. De ce fait, les données peuvent être stockées dans le Cloud pour plus de sécurisation, les utilisateurs peuvent accéder aux documents et aux ressources même à longue distance, et le partage de fichiers (onedrive, drive…) est très rapide et efficace. Il permet aussi de synchroniser plus facilement le travail des employés.

Intranet vs. Extranet vs. Internet

Pour en savoir plus, DigitalUnicorn vous présente la différence entre ces 3 types de net qui ont pour fonction de faciliter la communication et la collaboration des employés :

• Intranet : un réseau privé réservé aux employés d’une entreprise ou d’une organisation. Utiliser par une équipe pour publier, partager ou stocker des informations. L’intranet est compatible avec des outils, comme Microsoft 365, Google G Suite, MailChimp… ;
• Extranet: c’est un intranet dont l’accès, qui est plus ou moins limité, est ouvert à d’autres personnes extérieures de l’entreprise qui peuvent être des partenaires, des clients, des fournisseurs et bien d’autres. 
• Internet : c’est le réseau mondial ouvert à tout public qui peut l’utiliser pour chercher et partager des informations, pour vendre ou acheter des services/produits, pour faire des jeux en ligne et des lives, pour regarder les vidéos et bien d’autres.

Les avantages d’un intranet performant

Un intranet est vraiment un outil nécessaire dans une entreprise pour mettre en place :

• Amélioration de la communication interne: l’intranet dispose des fonctionnalités qui permettent de centraliser les annonces, les newsletters, les messages et toutes sortes d’informations facilitant sa circulation de manière fiable, efficace et rapide.
• Facilitation de la collaboration: l’intranet offre des espaces de travail partagés ou des ressources d’information pour l’équipe pour une collaboration plus fluide ;
• Optimisation du partage d’informations: intranet propose des fonctionnalités qui permettent de rédiger un commentaire sur un projet, de publier des contenus instantanément, d’envoyer des messages comme dans un site web ou un réseau social ;
• Accélération des processus métiers: avec une collaboration et une communication renforcée, la production des employés peut être améliorée et accélérer en réduisant le temps de travail. 
• Renforcement de l’engagement des employés: un intranet permet de valoriser chaque travail des employés renforçant leur engagement ;
• Sécurisation des données : avec la solution Cloud, vos données seront bien protégées en évitant de dépendre aux matériels physiques (serveur local, document) ;
• Site responsive : avec une compatibilité mobile, un intranet devient un outil efficace pour répondre au besoin des employés à tout moment, surtout pendant les déplacements.

Votre entreprise a besoin d’un intranet pour améliorer la collaboration et la communication de vos employés ? Notre agence DigitalUnicorn peut vous accompagner dans votre projet et pour atteindre votre objectif. Vous pouvez dès lors nous contacter pour en savoir plus.

Étapes pour créer un intranet efficace

Créer un intranet est un projet de grande envergure qui implique de suivre des étapes clés pour son bon fonctionnement au sein d’une entreprise. DigitalUnicorn vous les présente :

1. Définir les objectifs et les besoins

Avant d’accéder au développement de l’intranet, il est nécessaire de savoir l’utiliser et de comprendre sa fonction pour répondre au besoin des employés.

Identifier les fonctionnalités essentielles

D’abord, vous devez déterminer les fonctionnalités de votre intranet qui dépendront en fonction de vos besoins et de vos projets d’entreprise. Voici, néanmoins, les fonctionnalités de base d’un intranet selon le secteur d’activité :

• Système de messagerie internet: pour la communication entre les utilisateurs au sein de l’entreprise ;
• Partage et gestion des documents;
• Publication des annonces et des actualités des entreprises;
• Annuaire du personnel;
• Formulaire en ligne pour la demande de congé, des factures à payer, des notes de dépenses ;
• Un espace de travail pour la collaboration ;
• Implémentations des outils pour différents types de travail, exemple : outil RH, CRM, ERP….

Déterminer le public cible

Un intranet a plusieurs types de fonction selon le public cible, adaptez-le au mieux à votre besoin pour optimiser l’expérience utilisateur et son efficacité. Cela assurera un meilleur fonctionnement de l’entreprise et une productivité optimale. Voici quelque exemple de question que vous devez connaître : est-il :

• Pour les employés de bureau ?
• Pour les managers ?
• Pour tous les salariés ?

Évaluer le budget et les ressources

La question du budget et des ressources sont toujours très importantes dans la création de projets informatiques comme celui-ci. En effet, le budget influence grandement sur la qualité du site, des nombres de fonctionnalités et du temps de développement. DigitalUnicorn vous recommande de prévoir le budget initial, le budget de maintenance, les imprévus et les gestionnaires.  

2. Choisir la plateforme et les outils

La détermination de la plateforme et les outils de votre intranet affecteront aussi sa performance. Vous devez choisir en fonction de votre besoin.

Solutions cloud vs. on-premise

La solution Cloud ou SaaS offre un développement et un accès rapide et un site très sécurisé. De plus, la maintenance et les mises à jour sont gérées par les fournisseurs (Microsoft sharepoint, Google workspace…). Néanmoins, leur performance et leur personnalisation sont limitées, mais le coût est abordable.

Le on-premise est un site conçu par les systèmes de gestion de contenu ou cms, comme WordPress, Joomla ou Drupal. La personnalisation et le contrôle sont au 100% avec une performance optimale. Vous devez juste avoir une équipe de développeurs interne pour la gestion. 

Intégration avec les outils existants

Un intranet doit intégrer naturellement des outils d’entreprise pour être une bonne solution intranet, idéale pour tous types de projets. Voici quelque exemple d’outil indispensable :

• Les messageries (Outlook Microsoft, Gmail de Google) ;
• Les outils CRM (hubspot ou Salesforce) ;
• Les outils de gestion de projet (Trello, notion…) ;
• Les outils pour signature électrique ;
• Un stockage Cloud pour stocker les données.

Facilité d’utilisation et d’administration

Le design UI/UI est toujours aussi important dans ce type de projet. Les employés de votre entreprise doivent pouvoir naviguer facilement dans l’intranet afin de maximiser la collaboration et la production. L’interface, la typographie, les menus et les icônes doivent être clairs, épurés et facilement reconnaissables pour que les utilisateurs s’adaptent facilement. Il doit aussi être responsive design pour s’adapter aux smartphones.

3. Concevoir l’architecture et la structure

Ensuite, un intranet a besoin d’être structuré pour être apte à utiliser afin d’offrir l’expérience utilisateur idéale pour une efficacité optimale des employés.

Navigation intuitive et ergonomique

Pour avoir un navigateur simple à utiliser, intuitif et ergonomique, vous devez respecter quelques règles dont :

• Créer une navigation avec une hiérarchie peu profonde. En quelque étape, l’utilisateur doit arriver rapidement à son objectif, 2 à 3 clics maximum ;
• Intégrer un menu clair avec des sous-menus et des liens internes pour optimiser la navigation ;
• Intégrer les raccourcis vers les outils nécessaires pour le travail.

L’objectif principal est d’offrir un gain de temps optimal pour les employés afin de maximiser leur productivité. Pensez à une UX claire avec des espaces aérés, des feed-back lors de chaque interaction des boutons. 

Organisation du contenu par catégories et sections

Un intranet est comme un site web, de ce fait, vous devez le structurer, comme tel, voici les pages à intégrer :

• Page d’accueil: pour les récentes actualités principales de l’entreprise avec les menus ;
• Ressources et documents: les modèles de documents, les fichiers importants, les méthodes de procédures… ;
• Outils et applications: pour accéder aux outils principaux de métiers ;
• Équipe: annuaires ou organigramme… ;
• Communauté: système de messagerie, groupe de discussion, projets d’équipe… ;
• Section de travail: idéal pour les grandes entreprises où chaque employé a son propre domaine ;
• Support et Aide: chatbot, FAQ…

Intégration de fonctionnalités de recherche performante

Les fonctionnalités sont les moteurs de tout site web, dont l’intranet, elles sont indispensables pour faire fonctionner votre intranet et pour aider les utilisateurs dans leurs objectifs, voici les fonctionnalités de base :

• Un système de messagerie: pour une communication optimale des employés ;
• Un système d’administration conçu pour les responsables des contenus ;
• Un moteur de recherche pour indexer tous les contenus (document, image, outil…) ;
• Un système de recherche, de filtrage et de triage ;
• Des algorithmes de suggestions, correction des fautes et bien d’autres (facultatif, mais très utile).

4. Tester et lancer l’intranet

Les tests sont une étape indispensable pour assurer son bon fonctionnement, comme dans tous types de projets de développement informatique

Tests utilisateur et retours d’expérience

Vérifier le fonctionnement de toutes les fonctionnalités et les liens entre chaque page. Ensuite, engagez des utilisateurs variés dans votre entreprise et testez l’intranet, vérifier la fluidité de la navigation, la pertinence des contenus, la performance de l’intranet, la vitesse de chargement.

Lancement progressif et accompagnement des utilisateurs

Pour mieux intégrer votre intranet dans votre entreprise, DigitalUnicorn vous recommande de le lancer progressivement, par exemple dans chaque département, puis dans chaque secteur et pour finir, dans toute l’entreprise.  Pour ce faire, faites des sessions de formation, des guides d’utilisation et un support client pour mieux aider les utilisateurs.

Suivi des performances et des analyses

Suivre la performance de l’intranet est indispensable pour garder son efficacité et son optimisation tout au long des productions. Analyser le taux de connexion, les pages les plus exploitées, la fréquence des recherches et bien d’autres. Améliorer les points les plus consultés pour garder sa bonne performance.

5. Gérer et maintenir l’intranet

Les mises à jour, la maintenance et la sécurité sont nécessaires pour un intranet qui évolue avec le temps.

• Mise à jour régulière du contenu: Ajout de contenus, suppression des données obsolète, modifications des fichiers, proposés des animations pour les équipes et bien d’autres.
• Gestion des accès et des permissions: Déterminer les administrateurs, le statut de chaque employé, les accès de chaque type d’utilisateur ;
• Maintenance technique et sécurité: faire des mises à jour régulièrement pour la sécurité, sauvegarder fréquemment les données de l’intranet et installer des pare-feu pour bloquer les cyberattaques. 

Choisir la bonne solution intranet

Le choix de la solution pour le développement de votre intranet doit correspondre à vos besoins, à votre budget et de votre organisation, DigitalUnicorn vous donne les solutions les plus utilisées :

SharePoint : avantages et inconvénients

SharePoint de Microsoft reste une référence pour les entreprises avec l’outil Office 365, voici ses avantages et ses inconvénients :

• Avantage : une intégration naturelle des outils Office, un système de sécurité élevé, une personnalisation avancée, idéal pour la gestion des documents.
• Inconvénient : coût assez élevé pour une personnalisation 100%, très difficile à utiliser (une formation est requise), de plus, la taille de la plateforme est lourd.

WordPress : avantages et inconvénients

WordPress est le cms le plus utilisé dans le monde, avec ses nombreux plugins et sa communauté solide, c’est l’une des meilleures solutions pour créer un intranet.

• Avantage : Déploiement rapide, coût très abordable, personnalisation avancée, une communauté très grande, des plug-ins adaptés à tout type de besoins ;
• Inconvénient : la sécurité dépend des mises à jour des plugins, certaines fonctionnalités très avancées nécessitent des plug-ins premium, plus limitées pour les projets de très grande envergure.

Solutions SaaS : avantages et inconvénients

La solution SaaS promet une mise en marche rapide de votre projet :

• Avantage : déploiement très rapide, la maintenance est gérée par le fournisseur, les mises à jour sont aussi automatiques ainsi que le responsive design.
• Inconvénient : abonnement mensuel, peu de personnalisation, dépendance aux fournisseurs.

Solutions sur mesure : avantages et inconvénients

La solution sur-mesure (lavarel, Node.js…) peut prendre du temps pour le développement, mais offre une performance maximale.

• Avantage : personnalisation totale, propriétaire total de la solution, flexibilité totale, performance optimale, idéal pour les grands projets.
• Inconvénient : coût de développement très élevé nécessitant un développeur pour la maintenance et le temps de développement peuvent prendre plusieurs mois.

Quelque soit votre budget et vos besoin, notre agence DigitalUnicorn vous trouvera la solution idéal pour votre intranet. Alors, vous pouvez déjà nous demander un devis sur notre page.

FAQ : Questions fréquemment posées

Comment choisir le bon prestataire ?

Choisissez en fonction de l’expérience et des compétences, l’idéal est d’appeler une agence web qualifiée, comme DigitalUnicorn, pour réduire le coût et la dépense des ressources matérielles.

Quel est le coût de création et de maintenance d’un intranet ?

Le coût de la création et de la maintenance d’un intranet peut atteindre de 1000 à 10.000 euros avec WordPress, de 5000 à 30.000 pour Sharepoint,à peu près à 25 euros/mois/utilisateur pour une solution SaaS et de 20.000 à 150.000 pour une solution sur-mesure.

Comment assurer la sécurité de mon intranet ?

Maitriser le contrôle d’accès, faire des mises à jour et des sauvegardes régulièrement, chiffrer les communications avec un suivi continu des intrusions.

Comment mesurer le retour sur investissement (ROI) de mon intranet ?

Suivez les indicateurs quantitatifs et qualificatifs de votre intranet, comme, la productivité, l’engagement des employés, la réduction des coûts d’administration et la satisfaction des équipes.