Introduction : Open Source ou Propriétaire ? Quel ERP choisir ?
Le choix d’un logiciel ERP constitue une étape stratégique pour les entreprises qui peuvent faire la différence sur la gestion du processus métier, de l’efficacité des équipes et de la productivité. Or, vu le nombre de solutions présentes dans le marché, le choix s’avère particulièrement difficile, c’est pourquoi un dilemme revient systématiquement faut-il opter pour un ERP open source ou un ERP propriétaire ?
En effet, chaque ERP présente des avantages et des inconvénients qui cachent des enjeux financiers, techniques et gestionnaires. Dans cet article, notre agence web et mobile DigitalUnicorn vous présente la comparaison entre le logiciel ERP open source et l’ERP propriétaire pour prendre la décision idéale selon les objectifs et les besoins de votre entreprise.
Définitions et Concepts Clés
Avant d’entrer dans la comparaison des deux solutions, il est essentiel de savoir et de comprendre la base de chaque ERP dont le choix ne doit pas être fait sur un coup de tête. En effet, c’est une plateforme qui peut centraliser les processus métiers, les flux d’informations et la base de données de l’entreprise en combinant plusieurs fonctionnalités, comme la comptabilité, la gestion des ventes, le CRM, la logistique ou les ressources humaines.
Qu’est-ce qu’un ERP Open Source ?
Un ERP open source est un logiciel dont le code source est accessible et modifiable pour toutes les entreprises qui souhaitent l’adopter. Sur les marchés, il existe de nombreuses solutions ERP open source, comme Odoo, Dolibar ou ERPNext qui peut être personnalisé selon les objectifs métiers, les besoins de l’activité et des types d’outils internes.
Selon le modèle, l’ERP se repose sur une communauté active de développeurs et d’utilisateurs dont le rôle est de fournir un support et des documentations complets, un enrichissement du code via à des modules, des fonctionnalités et des correctifs de sécurité.
Qu’est-ce qu’un ERP Propriétaire ?
Contrairement à un ERP Open source, un ERP propriétaire est développé et distribué par une entreprise éditrice qui détient les droits et la licence exclusive. Par exemple, les logiciels ERP comme Microsoft 365, SAP ou Oracle sont le plus utilisés. Ici, le code source n’est pas accessible pour les clients et reste fermé. De ce fait, l’éditeur est entièrement responsable des mises à jour, de la maintenance, de l’évolutivité et des améliorations qui vont forcer les clients à être dépendants.
Licence Open Source : avantages et inconvénients
Les avantages des licences open source résident dans l’accessibilité de son code offrant une liberté d’utilisation et de personnalisation. De ce fait, l’entreprise peut utiliser et modifier le logiciel selon les besoins spécifiques du métier, les objectifs et les outils internes. De plus, le client ne paie pas de droit d’éditeur ni de licence pour l’utilisation, un choix très économique pour les PME, les TPE et les start-up. C’est donc idéal pour les petits et les projets ERP moyens.
Toutefois, cette liberté de modification implique d’avoir les compétences techniques nécessaires ou faire appel à une agence spécialisée pour aligner l’ERP aux besoins et aux objectifs de l’entreprise, pour l’intégration, la sécurité et la maintenance, ce qui nécessite un coût et un temps de développement.
Licence Propriétaire : avantages et inconvénients
Un ERP propriétaire dispose d’une cadre plus structurée, plus organisé et plus sécurisé. De plus, l’éditeur fournit la maintenance, les mises à jour et garantit un support technique disponible 24/7. Un ERP propriétaire fourni aussi plusieurs modules et fonctionnalités à choisir selon les besoins et les processus métiers de l’entreprise dont l’installation est très rapide.
Néanmoins, ce modèle implique un coût élevé à cause des droits, de la licence, de l’abonnement et aux mises à jour. Certain ERP propriétaire vend une licence à vie ou propose de l’abonnement mensuel ou annuel pour son utilisation, ce qui entraîne aussi une dépendance totale des clients. Enfin, un ERP propriétaire est peu flexible en offrant peu de personnalisation aux clients.
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Comparaison des deux modèles : Critères essentiels
Maintenant, passons à la comparaison de l’ERP opens source ou l’ERP propriétaire, une fois que les bases sont bien assimilées. DigitalUnicorn vous présente les critères à comparer pour établir les pour et les contre de chaque solution.
Coût : investissement initial et coûts à long terme
Premièrement, le critère principal à comparer est le coût de chaque ERP. En effet, chaque entreprise a ses propres budgets, un facteur qui détermine beaucoup le choix de la solution.
- ERP Open source: cette option est plus économique à première vue grâce à l’acquissions du code source qui est 100% gratuit. Mais, il faut prendre en compte les coûts indirects, comme la personnalisation, la sécurisation, l’installation et la maintenance, qui peuvent s’accumuler et vite grimper.
- ERP propriétaire: ce logiciel représente un investissement initial important avec le coût de la licence ou les abonnements. Néanmoins, les coûts sont prévisibles et peuvent être calculés en amont.
Personnalisation et Flexibilité : adaptation à vos besoins spécifiques
Deuxièmement, la personnalisation et la flexibilité sont aussi des critères importants pour choisir l’ERP idéal pour votre entreprise :
- ERP Open source: un logiciel open source offre une flexibilité illimitée, seule l’imagination est la limite. L’entreprise pourra développer des modules en fonction de son métier, mais cela nécessite des compétences solides et avancées ;
- ERP propriétaire: il offre un cadre plus strict et plus rigide avec peu de personnalisation, mais garantit une cohérence globale limitant les erreurs et les dérivés techniques.
Sécurité et Fiabilité : protection de vos données et stabilité du système
Troisièmement, la sécurité et la fiabilité sont aussi des critères très importants qui devront être prises en compte :
- ERP open source: la sécurité et la fiabilité dépendent de la compétence et de la vigilance de la communauté, mais aussi de la capacité de l’entreprise à les appliquer rapidement dans les temps ;
- ERP propriétaire: les éditeurs garantissent totalement la sécurité et la fiabilité avec un système approuvé, certifié et audité régulièrement, ce qui assure la protection des données de l’entreprise et de ses clients.
Support et Maintenance : assistance technique et mises à jour
Le support et la maintenance garantissent le bon fonctionnement de l’ERP tout au long de sa vie :
- ERP Open source: comme la sécurité, la qualité du support et de la maintenance dépend de la communauté et de la compétence de l’entreprise, idéal pour les renforcer avec une diversité d’expertise, mais risqué en cas d’équipe non compétente ou pour une assistance rapide et simplifiée ;
- ERP propriétaire: le support et la maintenance sont assurés automatiquement par le propriétaire en 24/7.
Intégration : compatibilité avec vos systèmes existants
L’ERP doit être combiné avec les outils internes pour être à 100%, de ce fait, la capacité de ce dernier à s’intégrer dans un système existant est un critère essentiel :
- ERP open source: ils sont plus facile à connecter avec les outils existants avec les bonnes compétences et les bons moyens ;
- ERP propriétaire: ils proposent des intégrations natives efficaces, mais assez limitées aux solutions de leurs écosystèmes, comme Microsoft 365 avec office et Azure.
Communauté et Documentation : accès à l’expertise et ressources disponibles
Dernièrement, la communauté et la documentation sont essentielles pour renforcer l’expertise des développeurs et à améliorer l’ERP à son maximum :
- ERP Open source: un projet open source bénéficie de toute une communauté active proposant des tutoriels, des extensions, des forums, des retours utilisateurs et bien d’autres.
- ERP propriétaire: les propriétaires proposent aussi des documentations d’utilisation avec des formations certifiées pour aider au maximum les utilisateurs et à bien exploiter l’ERP.
Cas d’Utilisation : Quel ERP pour quel type d’entreprise ?
Une fois que vous savez les avantages et les inconvénients de chaque ERP ainsi que ses comparaisons, notre agence web DigitalUnicorn vous présente les cas d’utilisation de chaque ERP pour telle entreprise. En effet, le choix entre les solutions ERP open source et ERP propriétaire dépend aussi du type d’entreprise.
Petites et Moyennes Entreprises (PME)
La solution idéale pour les PME est un ERP avec un équilibre entre le coût et les fonctionnalités. Dans ce cas, l’ERP open source permet une adoption progressive avec un investissement initial presque nul. L’entreprise peut démarrer avec un logiciel de base puis ajouter des modules et des fonctionnalités au fur et à mesure de leur croissance. Il faut, toutefois, assurer la sécurité et la maintenance.
Les ERP propriétaires offre aussi des bonnes solutions, mais exige un coût initial assez élevé, ce qui peut être un frein pour les entreprises nouveau-nées ou à budget limité.
Grandes Entreprises
Les grandes entreprises sélectionnent, en général, des ERP propriétaires, car elles recherchent une performance solide, une sécurité et une maintenance renforcée et un support contractuel. Ces solutions intègrent nativement des fonctionnalités très avancées avec un scalabilité optimal, idéal pour gérer des processus métiers de grande envergure et multinational.
Start-ups
Les start-ups sont des entreprises évolutives qui restent agiles face tout changement. De ce fait, l’ERP open source reste sa meilleure solution pour démarrer rapidement leur activité, pour ensuite intégrer des modules et le personnaliser avec un coût moindre. La flexibilité d’un code source est très avantageuse pour s’adapter aux changements fréquents des stratégies pour les premières années.
Secteurs d’activité spécifiques (ex: industrie, commerce)
Pour les entreprises avec des activités très spécifiques, comme l’industrie ou la logistique, les deux solutions sont tout adaptées. En effet, avec, elles peuvent opter pour l’open source pour l’adapter à ses besoins spécifiques, avec des équipes de développeurs qualifiées avec la capacité de maintenance. Mais elles peuvent aussi choisir les ERP propriétaires avec des fonctionnalités avancées, comme la gestion de production ou la traçabilité.
Sélection du bon ERP : questions à se poser
Le choix d’un ERP exige des analyses et des études profondes sur l’entreprise, ses besoins, ses objectifs, ses outils internes, son budget et bien d’autres. C’est pourquoi DigitalUnicorn vous présente les bonnes questions à se poser :
Quels sont vos besoins fonctionnels ?
La première question se tourne sur vos besoins réels afin de choisir l’ERP qui les conviennent au maximum. Établissez un cahier de charge avec vos processus métiers et les fonctionnalités exigées. Cherchez-vous un ERP de base ou un ERP complet intégrant un CRM, un supply chain et ressources humaines ? Plus vos besoins sont spécialisés, plus les fonctionnalités sont spécifiques ou nombreuses.
Quelles sont vos ressources techniques internes ?
Un ERP open source spécialisé exige une équipe compétente en développement et en intégration logicielle. Si vous avez déjà une équipe solide ou les moyens nécessaires, alors ce choix est pertinent. Dans le cas contraire, un ERP propriétaire prêt à l’emploi et facile à intégrer est la solution idéale avec une maintenance et des mises à jour offertes par l’éditeur. De plus, cela limitera les risques liés au manque de compétence au niveau de la sécurité, de la performance et de la maintenance.
Quel est votre budget global ?
Il s’agit aussi d’une question très importante, car le budget détermine en grande partie la solution ERP à utiliser. Pour cela, établissez un calcul qui inclut l’intégration, la formation des utilisateurs, la maintenance et les futures évolutions (mises à jour) pour chaque option. Un ERP open source est gratuit au départ, mais avec une personnalisation avancée, le coût peut vite grimper, tandis qu’un ERP propriétaire nécessite un investissement initial plus ou moins élevé, mais avec des dépenses stables et prévisibles.
Quel est votre horizon temporel ?
Le choix de l’ERP dépend aussi de votre temps à consacrer pour l’installation et la configuration de l’ERP. Si vous voulez une installation rapide et fonctionnelle, alors optez pour les ERP propriétaires. Si vous voulez un ERP adapté à votre processus métier et que vous avez le temps nécessaire, alors un ERP open source est le choix idéal sur le long terme.
Pour votre ERP, notre agence web DigitalUnicorn peut le prendre en main pour l’aligner avec vos besoins et vos objectifs. Nous vous offrirons aussi un accompagnement personnalisé pour étudier votre cas et offrir la solution adéquate.
