Logiciel ERP sur mesure ou SaaS : quelle solution pour votre entreprise ?

La performance d’une entreprise dépend essentiellement de l’efficacité de ses fonctions opérationnelles, financières et de la gestion de leur processus métier. C’est pourquoi la création d’un ERP (Enterprise Resource Planning) est devenue indispensable pour être plus efficace, pour augmenter la productivité, pour améliorer la gestion de données, pour rester compétitif et pour anticiper les tendances du marché.

Cependant, face aux diversités de solutions disponibles, les entreprises ont souvent cette question en tête : quel est le type d’ERP le plus adapté pour mon entreprise et mon projet ? Un logiciel ERP sur mesure ou SaaS (Software as a Service) ? Ce choix est crucial, car il a un impact considérable sur la performance, la scalabilité, la croissance, la gestion de ressources et la sécurité des données.

Pour vous aider à prendre une décision en rapport à vos besoins et vos objectifs, notre agence web et mobile DigitalUnicorn vous présente les avantages et les inconvénients de chaque solution.

Comprendre vos besoins : sur mesure vs. SaaS

Avant de comparer les deux solutions, vous devez d’abord définir les besoins réels de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez analyser quel type d’ERP répondu le plus à vos critères. En effet, un ERP est un logiciel qui joue un rôle central dans une entreprise que ce soit une PME, une start-up ou une grande firme internationale, en centralisant les données et les flux d’informations et en améliorant la gestion de processus métier.

Le choix d’un ERP dépend alors de la taille de votre entreprise, la complexité de vos processus, votre budget initial ainsi que vos besoins en sécurité et en indépendance, vous avez alors le choix entre :

• Un ERP sur mesure : conçut spécialement pour une entreprise offrant une grande personnalisation selon les besoins et le système interne, mais il demande des ressources importantes en matière de budget, de personnel ou d’infrastructure.
• Un ERP SaaS ou en Cloud: une solution, prête à l’emploi et accessible en ligne, proposée sous forme d’abonnement, avec un déploiement rapide et facile, des mises à jour et une maintenance offerte par l’éditeur. Il ne nécessite pas un grand investissement initial, mais les coûts peuvent s’alourdir au fil du temps.

Logiciel ERP sur mesure : avantages et inconvénients

Avec un logiciel ERP sur mesure, vous pouvez le personnaliser de A à Z selon vos besoins, vos outils et votre système interne (modules, fonctionnalités, design, niveau de sécurité…).

Avantages : adaptation parfaite, fonctionnalités uniques, intégration optimale.

Créer un ERP sur mesure peut être la solution idéale pour une entreprise désirant un développement spécifique adapté à ses besoins, voici ses avantages :

• Adaptation parfaite à vos besoins: Un ERP sur mesure est conçu pour s’adapter à votre processus existant. De ce fait, il ne transforme pas la manière dont vous travaillez, au contraire, il l’améliore grandement, en centralisant les données et en automatisant certaines tâches. De ce fait, l’outil est parfaitement aligné à vos workflows, votre organisation et vos fonctionnalités.
• Fonctionnalités uniques et différentes: chaque entreprise a ses spécificités propres, surtout dans le secteur de l’industrie ou dans la production. Un ERP sur mesure vous permet de créer des fonctionnalités uniques, impossible à trouver dans des ERP SaaS standards, un avantage concurrentiel majeur qui peut faire la différence.
• Intégration optimale avec votre écosystème interne: un ERP développé sur mesure peut intégrer facilement vos outils internes (gestion relation client, solution métier…). Cette intégration parfaite permet de réduire les frictions techniques et garantit une meilleure continuité des données dans l’ensemble de votre système d’information.

Inconvénients : coût élevé, délai de développement long, maintenance complexe.

Malgré ses avantages, un ERP sur mesure présente aussi quelques inconvénients à prendre en compte :

• Coût de développement élevé: le développement d’un ERP est très coûteux avec la planification, la programmation du code, les tests et la maintenance. C’est pourquoi il est déconseillé pour les PME à revenu moyen ;
• Délai de développement long: le développement d’un ERP nécessite 3 à 1 ans voire plus pour être pleinement opérationnel. Ce délai varie bien évidemment de la complexité du projet ;
• Maintenance complexe et coûteuse: après le déploiement, l’ERP doit être systématiquement maintenu et mis à jour pour assurer son bon fonctionnement et sa sécurité à long terme. La maintenance peut coûter 10 à 20% du développement initial chaque année. 

Logiciel ERP SaaS : avantages et inconvénients

Un logiciel ERP SaaS est disponible uniquement en ligne fournie par un éditeur. Son utilisation se repose sur des abonnements mensuels ou annuels dont le coût varie selon les options choisies.

Avantages : coût abordable, mise en œuvre rapide, maintenance simplifiée, mises à jour automatiques.

Un ERP SaaS est particulièrement recommandé pour les PME ou les projets moyennement complexes, voici ses avantages :

• Coût abordable et prévisible: avec un abonnement mensuel ou annuel (autour de 10 à 250 euros par mois), il ne nécessite pas un grand investissement initial. De plus, le coût est prévisible qui peut être calculé en amont, évitant les mauvaises surprises ;
• Mise en œuvre rapide : un ERP SaaS est un logiciel prêt à l’emploi, après l’installation et quelques configurations, il peut être rapidement opérationnel entre 1 semaine à 1 mois selon la complexité du projet.
• Maintenance simplifiée fournie par l’éditeur: les aspects techniques sont gérés par l’éditeur, de ce fait, la maintenance, les mises à jour, le correctif de bug ou d’erreur sont automatiques.

Inconvénients : moins de personnalisation, dépendance au fournisseur, sécurité des données.

Néanmoins, les logiciels ERP SaaS disposent aussi de quelques inconvénients majeurs dont :

• Personnalisation limitée: un ERP SaaS propose des fonctionnalités standards, bien qu’il soit possible d’ajouter des fonctionnalités ou configurer certains modules, sa flexibilité reste très limitée, ce qui peut être une contrainte pour les entreprises ayant un besoin ou des processus spécifiques ;
• Performance légèrement inférieure: sa scalabilité et sa vitesse de chargement peuvent être légèrement inférieures par rapport à un ERP sur mesure, assez limitée pour les grandes entreprises avec des centaines d’utilisateurs ;
• Dépendance vis-à-vis du fournisseur: vous dépendez totalement à votre fournisseur sur la maintenance et les mises à jour. Et en cas de changement sur les tarifs ou autres aspects, votre entreprise peut être en difficulté ;
• Sécurité et confidentialité de données non contrôlable: les fournisseurs prennent en charge toute la maintenance, les correctifs et les mises à jour, vous n’avez donc aucun contrôle sur leur niveau et leur performance.

Pour créer votre ERP, la meilleure pour optimiser son coût et assurer sa qualité est de faire appel à notre agence web DigitalUnicorn. Grâce à notre équipe expérimentée, vous pouvez externaliser le développement de votre projet pour vous permettre de vous concentrer sur votre activité.

Critères de choix : quel ERP est fait pour vous ?

De ce fait, le choix d’un ERP dépend uniquement de vos besoins. Notre agence web DigitalUnicorn vous présente les critères à prendre en compte :

Taille de votre entreprise : PME vs. Grande entreprise

Le premier critère est la taille de votre entreprise, le choix d’un ERP n’est pas le même selon l’entreprise. Une grande entreprise internationale avec une centaine d’utilisateurs n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME ou une start-up avec 15 utilisateurs.

PME : SaaS souvent plus adapté.

Pour les PME avec des budgets plus serrés, des ressources limitées avec une vingtaine d’utilisateurs aux maximums, les logiciels ERP SaaS sont les plus adaptés à leurs besoins en offrant :

• Un coût initial très réduit: avec l’abonnement mensuel ou annuel, la PME ne déboursera que quelques centaines d’euros au maximum pour l’installation et l’utilisation du ERP SaaS ;
• Une installation rapide: qui permet de rendre l’ERP directement opérationnelle dès les premières semaines ;
• Une simplicité d’utilisation: il ne nécessite pas des équipes internes pour la maintenance et les mises à jour.

Grande entreprise : sur mesure peut être plus avantageux.

Pour les grandes entreprises qui possèdent des processus complexes et qui génèrent des revenus constants, l’ERP sur mesure est la solution qui leur convient le plus, avec sa capacité d’adaptation à leurs spécificités, voici ce qu’il offre :

• Une personnalisation totale des worksflows.
• Une intégration complète avec le système existant (outils, ERP financière, CRM, comptabilité…) ;
• Une maîtrise totale des données, de la sécurité et des mises à jour.

Budget : coût total de possession (TCO)

Les coûts d’un ERP sont très difficiles à prévoir, c’est pourquoi il est indispensable d’analyser le TCO ou Total Coast Ownership. Voici l’analyse du coût total :

• ERP sur mesure: coût de développement, infrastructure, déploiement, formation et maintenance. Le coût est très élevé atteignant jusqu’à 150.000 euros ;
• ERP SaaS: coût d’entrer faible (de 10 à 200 euros par mois), mais peut s’accumuler au fil du temps.

Pour le ROI ou le retour sur investissement, l’ERP sur mesure met du temps à être rentable, mais le potentiel est très fort si les processus sont optimisés. Pour l’ERP SaaS, le ROI est très rapide, mais assez faible (selon le type d’entreprise), grâce à un déploiement rapide et le faible coût initial.

Fonctionnalités nécessaires : besoins spécifiques vs. Fonctionnalités standards

Identifier les fonctionnalités essentielles à votre activité pour choisir l’ERP le plus adapté. Lister alors vos besoins les plus essentiels, comme :

• La gestion financière et comptable ;
• Le suivi des stocks et le supply chain ;
• Le CRM ou la gestion de relation client ;
• La comptabilité ;
• Les ressources humaines et paie.

L’ERP sur mesure est l’idéal pour les fonctionnalités et les processus uniques, comme une industrie spécialisée, une logistique avancée ou une production sur mesure. Mais si les fonctionnalités sont généralistes, comme la gestion commerciale, finance ou Ressources humaines, alors un ERP SaaS sera plus efficace et plus rentable sans nécessité de développement spécifique.

Intégration avec d’autres systèmes : CRM, comptabilité, etc.

La compatibilité et la fluidité des échanges de données sont des priorités pour choisir un ERP. L’ERP doit s’intégrer parfaitement au CRM (gestion de relation client), aux logiciels de comptabilité et de finance et aux applications métiers sectorielles. Si votre système interne est spécifique à vos processus, alors un ERP sur mesure permettra une intégration fluide et adaptée. Un ERP SaaS dépend essentiellement des API et connecteurs fournis par l’éditeur.

Sécurité des données : respect des réglementations (RGPD)

La sécurité et les mesures de protection des données sont très importantes dans le choix d’un ERP. Les données des entreprises sont stratégiques, qu’il s’agisse d’information client, financière ou ressources humaines, leur protection est indispensable.

Dans l’ERP sur mesure, l’hébergement des données se fait en interne ou sur un serveur dédié. Cette solution offre un contrôle total sur la sécurité et la conformité réglementaire. Pour l’ERP mode SaaS, les données sont hébergées dans le Cloud, ce qui crée une dépendance vis-à-vis du fournisseur. De plus, il est important de vérifier la conformité RGPD dans certains cas sur la localisation des serveurs (en Europe ou non).

Évolutivité : capacité d’adaptation à la croissance de votre entreprise

Vous devez choisir une solution scalable et adaptable à vos besoins futurs. En effet, votre ERP doit être capable de suivre l’évolution et la croissance de votre entreprise. Un ERP sur mesure est évolutif, mais il demande un développement  supplémentaire à chaque changement, ou pour de nouvelles fonctionnalités. Ce qui mobilise les ressources et les équipes, augmentant les coûts.

Un ERP SaaS dispose déjà de nombreux modules et fonctionnalités qui sont activables à chaque évolution et chaque changement. Mais, cette solution est assez rigide pour les grandes entreprises avec de nombreux outils et équipes, car elle ne permet pas un développement technique et spécifique à chaque besoin.

Les différents types d’ERP

Toutes les entreprises ont leurs propres besoins, outils, ressources, systèmes et services. C’est pourquoi vous pouvez trouver plusieurs types d’ERP, dont DigitalUnicorn vous les présente :

ERP Cloud : fonctionnement, avantages et inconvénients

Un ERP Cloud est hébergé sur des serveurs distants accessibles avec un accès internet. Les entreprises n’ont pas besoin d’architecture et d’infrastructure pour développer un ERP, tout passe par le Cloud. Un ERP Cloud peut être alors un ERP mode SaaS ou développé sur mesure.

Ses avantages résident dans son accessibilité, disponibles partout avec une connexion internet, dans son évolutivité avec des ressources ajustables selon les besoins, dans la réduction des coûts d’infrastructure et dans la sauvegarde automatique évitant la perte des données. Néanmoins, son fonctionnement et sa performance dépendent de la force de la connexion internet, la sécurité transite par des services tiers et un contrôle limité des serveurs.

ERP SaaS : fonctionnement, avantages et inconvénients

Comme vous le savez un ERP SaaS (Software as a Service) est un ERP en Cloud fourni édité par un fournisseur fourni sous forme d’abonnement. C’est le fournisseur qui doit gérer la maintenance, l’hébergement, les mises à jour et la sécurité.

Ses coûts initiaux sont faibles, son déploiement et sa mise en œuvre sont rapides, il évite la dépendance aux équipes IT pour la maintenance et les mises à jour et offre une simplicité de gestion optimale. Ses inconvénients sont liés à la dépendance au fournisseur, une personnalisation et une performance limitée et la localisation des données pour la conformité réglementaire.

ERP On-Premise : fonctionnement, avantages et inconvénients

L’ERP On-Premise est un ERP installé et hébergé directement sur les serveurs de l’entreprise. De ce fait, c’est elle qui doit gérer tout, comme le développement, l’installation, la mise à jour, la sauvegarde, la sécurité et la maintenance. De ce fait, l’ERP on-premise permet de développer un ERP sur mesure.

Ses avantages se reposent sur le contrôle total des données et de l’architecture, la personnalisation à 100% et une indépendance totale. Mais, les coûts sont alors très élevés, le développement assez long, une évolutivité et une maintenance complexes.

ERP Hybride : combinaison des modèles Cloud et on-premise, avantages et inconvénients

Un ERP hybride combine les modèles Cloud et le on-premise. En d’autres termes, les fonctionnalités principales sont développées en on-premise, et d’autres sont hébergées dans le Cloud. L’entreprise a donc beaucoup de choix sur l’hébergement des données selon son importance. De plus, cette solution permet d’optimiser les coûts et de garder certains contrôles sur les données et la sécurité. Néanmoins, cette manœuvre est assez complexe à mettre en place pour et une communication fluide entre les systèmes et requiert quand même un investissement conséquent.

Avec notre compétence et notre expérience, notre agence DigitalUnicorn va garantir le développement de votre projet ERP. Nous vous offrirons aussi un accompagnement personnalisé avec des études de cas, des conseils et des recommandations.