D’après plusieurs études, près de 9 professionnels RH sur 10 affirment gagner un temps énorme grâce aux bons outils numériques. Certaines applications font même baisser la charge administrative d’un tiers ! MyPeopleDoc fait partie des références du moment. Presque tout le monde dans le secteur des RH connait cet outil. En fait, ce n’est pas juste une application de plus. Cette plateforme simplifie vraiment la vie des équipes RH en entreprise, tout en gardant la sécurité des documents au centre.
Vous souhaitez créer une application similaire, tout aussi performante ? Tout commence par une bonne méthode et les bons choix techniques. Digital Unicorn vous montre concrètement comment procéder pour concevoir une application comme MyPeopleDoc qui sera largement adoptée.
MyPeopleDoc : à quoi sert-elle exactement ?
Avant d’entrer dans les détails, une petite histoire s’impose… Alors, cette application RH très connue est lancée en 2007 par les entrepreneurs français Jonathan Benhamou et Clément Buyse.
Un coffre-fort numérique très plébiscité
MyPeopleDoc n’est pas le premier coffre-fort numérique à avoir vu le jour. Mais, c’était le premier conçu spécifiquement pour les RH. L’idée est née d’un événement concret. En fait, un proche de Benhamou avait perdu tous ses documents administratifs lors d’un déménagement. Cette situation lui montrait à quel point la gestion papier devient une source d’angoisse.
La réponse ? Une plateforme sécurisée qui centralise tous les documents RH d’un salarié comme ses bulletins de paie, etc. Et, il peut y accéder à tout moment, quel que soit l’appareil utilisé. Rapidement adoptée en France, la solution s’est, par la suite, imposée à l’international. En 2018, MyPeopleDoc a été rachetée par Ultimate Software (devenu UKG). Ceci a accéléré son déploiement mondial.
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Une solution riche en fonctionnalités
Ce coffre-fort numérique offre diverses fonctionnalités avancées pour une gestion simplifiée des ressources humaines.
Par exemple, elle :
• Centralise tous les documents RH. Besoin d’un bulletin de paie, d’un contrat ou d’une attestation ? Tout est là, bien rangé et retrouvable en un éclair.
• Met à disposition un portail employé efficace pour contacter les RH, poser des questions, suivre ses dossiers et trouver l’info qu’il faut, quand il faut.
Ce n’est pas tout, MyPeopleDoc va plus loin avec une signature électronique intégrée. Elle sécurise les échanges et accélère les validations RH sans dépendre du papier. Puis, un module de reporting et d’analyse est également disponible pour aider à la prise de décision en entreprise.
Enfin, en tant que plateforme SaaS, MyPeopleDoc est accessible à tout moment, depuis n’importe quel lieu ou appareil. Les équipes en télétravail peuvent facilement envoyer un document, lire un fichier, partager des informations, etc.
Comprendre le succès de MyPeopleDoc : les clés d’une application RH performante
Aujourd’hui, une application RH se mesure à sa capacité à transformer le quotidien. Elle réduit les frictions, apporte plus de clarté et garantit une maîtrise totale des données.
Pour les équipes RH, deux leviers décident du succès ou de l’échec d’une telle plateforme :
Sécurité et conformité, sans compromis
Protéger les données personnelles est une exigence. Pour assurer flexibilité et sérénité aux entreprises, une application RH doit respecter le RGPD dans les moindres détails, limiter l’accès des documents RH aux seules personnes autorisées, et offrir une traçabilité irréprochable de chaque action.
Le logiciel MyPeopleDoc répond à ces attentes grâce à un chiffrement de bout en bout, une authentification renforcée ainsi qu’un audit permanent des accès.
Chez Digital Unicorn, votre agence de développement d’application web, nous intégrons ce même niveau d’exigence dans chaque projet. L’objectif ? Livrer aux entreprises une application sécurisée dès le lancement, et digne de confiance aux yeux des RH comme des salariés.
Automatisation et optimisation au quotidien
Une application dédiée au service des ressources humaines n’est adoptée que si elle allège réellement la charge de travail.
Cela se traduit par :
• L’automatisation des tâches répétitives,
• L’envoi sécurisé de documents RH en un clic,
• La collecte fluide de signatures électroniques,
• Et un stockage structuré, immédiatement exploitable.
Le résultat ? Il y aura moins d’erreurs, moins de relances et donc moins de stress. Et surtout, vos utilisateurs auront plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte, c’est-à-dire, les employés et la stratégie du développement de l’entreprise.
Les points essentiels à maîtriser avant de lancer votre application RH
Prêt à créer une application de paie et de gestion des ressources humaines à l’image de MyPeopleDoc ? Voici ce qu’il faut savoir avant de vous lancer.
Définir votre valeur unique et votre cible
Pour réussir, commencez par vous poser les bonnes questions. Qu’offre réellement votre application RH ? Quel est son vrai plus ? Votre outil ne réussit que si elle apporte à votre cible quelque chose de tangible : gagner du temps, simplifier l’administratif, ou faire mieux que les outils actuels, sans complexité en plus. Il ne doit pas alors se limiter à un simple logiciel de gestion de documents de paie.
Et surtout, votre solution doit correspondre à ceux qui l’utiliseront. Un grand groupe, une organisation importante, une PME ou un cabinet indépendant n’ont pas les mêmes besoins, ni les mêmes contraintes. C’est en partant de leur quotidien, de leurs frustrations ainsi que de leurs attentes que vous définissez le design et les fonctionnalités de votre application.
Les experts de notre agence application mobile Montpellier ne codent jamais dans le vide. Nos applications RH sont conçues pour être utiles dès le premier jour.
Concevoir l’architecture de l’app
Votre vision est en place ? Il est maintenant temps de structurer votre application. Cela commence par définir son architecture : les modules, les flux de données, les interfaces, et surtout les mécanismes de sécurité.
Chaque fonctionnalité que vous ajoutez à votre application RH type MyPeopledoc doit répondre à un besoin précis, identifié en amont. L’expérience utilisateur se construit dès cette étape. Puis, sachez qu’une architecture bien pensée ne sert pas qu’au lancement. Elle rend aussi l’application évolutive. Il est crucial de s’assurer que le fait d’ajouter de nouvelles fonctions ou d’adapter le produit à de nouveaux usages soit simple, sans tout reprendre à zéro.
Nos développeurs sont à votre écoute pour concevoir une solution adaptée à vos besoins. Notre agence application mobile Lille veille à ce que votre application tienne debout, aujourd’hui et dans trois ans.
Une interface utilisateur intuitive et une expérience utilisateur fluide (UX/UI)
Une application RH ne prend vie que si vos utilisateurs la choisissent d’eux-mêmes. Pour ça, rien ne vaut une interface sobre, claire et intuitive. Place donc aux menus évidents, aux boutons précis et aux parcours sans détour.
Chaque action comme consulter des bulletins de paie, signer un document ou déposer un justificatif doit se faire en quelques clics.
Aspects techniques et développement d’une application RH comme MyPeopleDoc
Avez-vous bien pris en compte les fonctionnalités essentielles de votre application type MyPeopleDoc et les avantages qu’elle apportera aux entreprises ? Passons maintenant au développement de votre solution.
Choix des langages de programmation et frameworks
Le choix de la technologie détermine la robustesse, la maintenabilité et l’évolutivité de votre application de gestion des ressources humaines. Pour une solution RH comme MyPeopleDoc, notre agence application mobile Toulouse vous recommande de privilégier les technologies sécurisées et compatibles avec les exigences légales.
Côté expérience utilisateur, des technologies modernes comme React Native et Flutter garantissent une interface fluide, réactive et agréable sur tous les appareils. Pour une application web, notre agence application mobile Nice opte pour des frameworks tels que React, Vue.js ou Angular. En parallèle, des solutions connues comme Node.js, Django ou Ruby on Rails assurent un back-end fiable, sécurisé.
N’oubliez pas les outils complémentaires :
• Une solution de signature électronique certifiée telle que DocuSign,
• un moteur de recherche performant comme Elasticsearch
• et une authentification robuste (OAuth 2.0 + MFA).
Perdu dans les détails techniques ? Il suffit de nous confier vos besoins. Puis, les experts de notre agence Marketplace pourront se charger de développer une application claire, fluide et parfaitement alignée sur vos objectifs RH.
Conception de la base de données et gestion des informations
C’est le cœur sensible de votre application RH. Votre base de données doit garantir intégrité, confidentialité et traçabilité. Une base comme PostgreSQL ou MySQL assure une gestion précise des liens entre salariés, documents et accès, avec du chiffrement intégré dès le départ.
Les données sont organisées autour d’un principe simple : chacun ne voit que ce qui le concerne. Les administrateurs ? Leurs droits sont définis au plus juste. Puis, pour stocker les documents, il faudra opter pour un stockage objet sécurisé (ex. AWS S3), avec des métadonnées liées à la base. Les développeurs doivent aussi chiffrer les champs sensibles (numéros de sécurité sociale, adresses) au niveau applicatif, pas seulement au niveau disque.
Et, il est important de mettre en place aussi un système d’audit : qui a consulté, modifié ou partagé un document, et à quel moment. Cette rigueur technique n’est pas optionnelle. Elle est la condition de la conformité et de la confiance.
Mettre en place une sécurité robuste et garantir la conformité
Dans une application RH, les données ne sont pas juste des fichiers et des documents. Ce sont des vies, des salaires et des carrières qui doivent être bien sécurisées dans un coffre-fort numérique. Les laisser mal protégées, c’est inacceptable. Chaque document mérite alors du chiffrement solide, une authentification qui ne laisse passer personne d’indésirable, et des sauvegardes qui tiennent la route, jour après jour.
Parallèlement, l’application doit respecter strictement le RGPD. Elle doit garantir la confidentialité, la traçabilité et la gestion des droits d’accès.
Intégration avec d’autres systèmes RH via API
Pour être utile au quotidien, votre application doit s’insérer naturellement dans l’écosystème RH existant de l’entreprise qui l’utilise. L’intégration via API sécurisées avec les SIRH, logiciels de paie (comme Sage, ADP ou Cegid) ou outils de gestion des temps est indispensable. Elle évite la double saisie et réduit les erreurs.
Par ailleurs, c’est nécessaire pour une synchronisation automatique des divers documents (bulletins, contrats, avenants) dès leur génération. D’un côté, ceci facilite de manière importante le travail du personnel RH. Et de l’autre, cela leur permet d’améliorer la qualité de leur service.
Comment procéder ? Concevez vos propres API en respectant les standards (REST, OAuth 2.0) pour faciliter les connexions. Puis, prévoyez des webhooks pour les mises à jour en temps réel, et documentez chaque point d’entrée clairement. Sachez qu’une intégration mal pensée ralentit les processus au lieu de les fluidifier.
Tests et assurance qualité : garantir la fiabilité de l’application
Une application RH ne tolère ni bugs critiques ni fuites de données. Mettez en place une stratégie de tests rigoureuse dès le début. Il s’agit par exemple de tests unitaires pour chaque fonction métier, de tests d’intégration pour les flux (signature, partage, synchronisation SIRH), ainsi que de tests de sécurité automatisés (analyse statique, scans de vulnérabilités).
Pensez également à effectuer des tests utilisateurs réels. Pour cela, choisissez des profils variés (DRH, salarié, administrateur), pour valider l’ergonomie et repérer les points de friction de votre app.
Vous avez pensé juste ! Eh oui, seuls des experts peuvent relever un tel défi. Pour une application comme MyPeopleDoc, notre agence application mobile Monaco vous garantissent performance et fiabilité.
Modèle économique et stratégie de lancement de votre application type MyPeopleDoc
Maintenant que votre application est lancée, il est temps de penser à sa visibilité… et à sa rentabilité. Explorez avec notre application mobile reims toutes les stratégies de monétisation possibles pour votre application.
Déterminer votre stratégie de prix
Pour une application RH type MyPeopleDoc, plusieurs modèles de monétisation sont envisageables. Le SaaS par abonnement (mensuel/annuel) reste le plus répandu : facturation par employé, par site ou forfait entreprise, avec des paliers selon les fonctionnalités (base, pro, entreprise).
Le freemium quant à lui peut séduire les petites structures. L’idée ? Offrir aux entreprises un accès limité à quelques documents ou fonctionnalités, avec un upgrade payant du compte pour la signature électronique, l’archivage légal ou l’intégration SIRH.
Certaines solutions ciblent les grands comptes avec un modèle sur devis, incluant déploiement personnalisé et support dédié. Adaptez votre pricing à la valeur perçue : simplicité pour les PME, conformité et sécurité pour les grands groupes. Assurez-vous de toujours être clair sur ce que comprend l’abonnement.
Planifier le déploiement et l’adoption par les utilisateurs
Le déploiement ne se résume pas à une mise en ligne de votre coffre-fort numérique. Il exige une stratégie d’adoption pensée dès le départ. Commencez par des pilotes avec des entreprises témoins pour affiner l’expérience.
Pour un lancement réussi, misez sur un onboarding clair, des tutoriels intégrés, des webinaires interactifs et un support dédié, pour accompagner RH et salariés dès le premier jour. Mettez en avant les avantages concrets des entreprises de toutes tailles qui adopteront votre solution. Par exemple : « Plus jamais de demande de bulletin de paie par email », « Accès à vos documents même le week-end », etc.
Facilitez également l’activation rapide en synchronisant automatiquement les premiers documents depuis les systèmes existants (paie, SIRH). Enfin, mesurez l’usage (taux de connexion, documents consultés, signatures effectuées) pour ajuster, relancer, convertir. Une application RH ne vit que si elle est utilisée, pas seulement installée.
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