En 2025, dans un contexte où la compétitivité entre entreprises est de plus en plus intense, la réactivité et la productivité sont les leviers stratégiques idéals pour se démarquer. Pour optimiser ces fonctions, l’automatisation des processus métier s’impose comme la meilleure solution, devenue même obligatoire pour gagner en efficacité, en productivité, en rapidité d’exécution et en gestion de ressources.
Dans cette optique, les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) représentent le système central pour cette transformation digitale. Selon les études, plus de 50% des entreprises utilisent maintenant un logiciel ERP pour améliorer la gestion du processus métier et de centraliser les données et les flux d’informations et opérationnels. Pour ce faire, notre agence web et mobile DigitalUnicorn vous présente comment créer un logiciel ERP pour automatiser vos processus métier dans ce guide complet.
Comprendre les enjeux de l’automatisation des processus métier
Avant de savoir les étapes à suivre pour créer un ERP pour automatiser vos processus métier, il est d’abord nécessaire de comprendre ce qu’est un processus métier, pourquoi l’automatiser et les défis vis-à-vis de l’installation de l’ERP. C’est utile pour définir le choix et les spécificités de l’ERP à intégrer. DigitalUnicorn vous l’explique.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier désigne l’ensemble des activités d’une entreprise qui est réalisée dans un ordre précis pour atteindre un objectif, comme la production d’un produit, le traitement d’une commande, la gestion des stocks, la validation d’une facture ou bien d’autres. Ces processus peuvent être opérationnels, comme la gestion de la commande ou la facturation, supports, comme les ressources humaines ou la comptabilité, ou stratégique, comme l’innovation des services ou des fonctionnalités.
Le processus métier avec un ERP implique alors les interactions entre divers utilisateurs, flux d’informations et modules avec une seule base de données qui permet d’améliorer la gestion, l’efficacité de l’équipe et de la productivité. Il faut alors modéliser le processus pour identifier les points de friction et les opportunités d’automatisation.
Pourquoi automatiser vos processus ? Gains de productivité et compétitivité.
Dans la plupart des entreprises, plusieurs tâches manuelles, chronophages et répétitives occupent une grande partie du temps. De ce fait, l’entreprise perd en rapidité et en efficacité. Automatiser vos processus avec un ERP offre beaucoup d’avantages, comme :
- Une productivité accrue: temps de traitement réduit et réduction des tâches manuelles et redondantes sans réelle valeur ajoutée ;
- Une fiabilité renforcée: la diminution des erreurs humaines et amélioration de la qualité et de la gestion des données ;
- Une compétitivité plus forte : meilleure réactivité face au marché et aux concurrents avec une rapidité d’exécution ;
- Une traçabilité plus efficace: suivie en temps réel des opérations, des commandes, de l’historique et un reporting optimisé ;
- Des économies de coûts: optimisation des ressources humaines et techniques ;
- Une satisfaction client plus élevée ;
- Un ROI ou retour sur investissement atteint en 12 mois dans la plupart des cas.
Les défis de la digitalisation et l’importance d’un ERP.
La digitalisation et l’implémentation d’un ERP transforment radicalement le système de travail d’une entreprise, mais elle soulève également quelques défis :
- Fragmentations des outils: les logiciels pour la gestion des processus qui ne sont pas connectés ;
- Des données moins cohérentes: un manque d’accès pour la centralisation des données et des flux d’informations ;
- Complexité technologique: difficulté de l’ERP à intégrer avec les autres logiciels (CRM, comptabilité, SCM, facturation…) ;
- Accompagnement des utilisateurs au changement: formation et adoption de l’ERP par l’équipe.
Identifier les processus à automatiser pour un ROI optimal.
Tous les processus n’ont pas besoin d’être automatisés, il faut définir les priorités qui impactent directement la performance de l’entreprise, mais la complexité de la mise en œuvre doit aussi être prise en compte. Voici quelques exemples :
- Gestion du supply chain et des stocks ;
- Comptabilité et facturation automatisées ;
- Gestion des ressources humaines (création et automatisation des fiches de paie, congé, suivi des compétences…) ;
- Suivi commercial et suivi.
C’est pourquoi le ROI dépend directement des processus à automatiser et de l’adéquation de l’ERP avec les besoins réels.
Pour assurer le développement de votre ERP et étudier les processus métiers à automatiser pour votre cas, il vaut mieux appeler des professionnels, comme notre agence DigitalUnicorn. Externaliser votre projet offrirait énormément d’avantages.
Choisir le bon type d’ERP : sur mesure ou standard ?
Chaque entreprise dispose de ses propres besoins, ses objectifs et ses processus métiers selon son type (PME, grandes entreprises…), ses activités, et ses compétences. Le choix d’un ERP dépend de ses facteurs. Notre agence web DigitalUnicorn vous présente les types d’ERP :
ERP sur mesure : avantages, inconvénients et coûts.
Un ERP sur mesure est un ERP développé spécifiquement en fonction des besoins, des objectifs et des processus métiers de l’entreprise. Il est conseillé pour les entreprises avec des besoins uniques, souhaitant adapter parfaitement l’ERP à ses processus métiers. Un ERP sur mesure offre alors une meilleure adaptabilité totale aux processus, une meilleure évolutivité suivant les changements stratégiques et une intégration native des outils existants.
Toutefois, le temps développement peut être long, de 3 mois à 1 an, le coût initial est élevé pouvant atteindre les 100.000 euros et une difficulté de maintenances et une obligation de recruter une équipe de développeurs compétente. Un ERP sur mesure peut être un ERP on-premise (avec des serveurs internes) ou un ERP Cloud sur des serveurs externes.
ERP standard : avantages, inconvénients et coût
Un ERP standard est une solution prête à l’emploi fourni par un éditeur, conçu pour une utilisation directe et s’adapter pour des processus plus généralistes. Cette solution est conseillée pour les PME ou les start-ups et même les grandes entreprises dans certains cas. Un logiciel ERP standard offre une mise en œuvre rapide en quelques semaines, un coût plus accessible, souvent sous forme d’abonnement, une large communauté avec des documents et des mises à jour ou des maintenances assurées par les fournisseurs.
Ses principaux inconvénients se reposent sur une personnalisation limitée, une performance légèrement inférieure aux ERP sur mesure, une limitation à l’intégration de l’ERP aux processus plus spécifiques et aux outils existants. De plus, ce système engendre une dépendance vis-à-vis du fournisseur pour la maintenance, la sécurité et les mises à jour.
Définir les spécificités de votre ERP
Ensuite, avant de développer votre projet ERP, vous devez d’abord définir les rôles du logiciel dans votre entreprise. Cela permet d’avoir un vision claire de ce que l’ERP va accomplir, mais aussi pour faciliter le développement avec un cahier des charges complet. DigitalUnicorn vous présente comment le définir en amont.
Identifier vos besoins et objectifs : un cahier des charges précis.
Le cahier des charges est le socle d’un projet ERP, plus il est détaillé, plus le développement est rapide et précis, évitant le plus d’erreur possible. Il doit comprendre :
- Les objectifs stratégiques : gagner en efficacité, améliorer la production, centraliser les données, renforcer la communication de l’équipe et des systèmes… ;
- Les processus à automatiser : supply chain, gestion RH, financière, relation client, facturation, rédaction… ;
- Les indicateurs de performance KPI pour mesurer l’efficacité du futur ERP ;
- Les contraintes budgétaires et techniques.
Choisir les modules ERP essentiels à votre activité.
Un ERP est composé de plusieurs modules et fonctionnalités qui sont interconnectés. Chaque entreprise doit avoir ses propres fonctionnalités pour l’implémentation d’un ERP, voici quelques exemples :
- Finance et comptabilité: facturation, gestion de dépense, reporting financier ;
- Supply chain et logistique: approvisionnement, gestion des stocks, suivi des livraisons… ;
- CRM: gestion de relation client, de vente, d’achat, marketing automation… ;
- Ressources humaines: paie, gestion de congé, suivi de talent et de formation… ;
- Production pour industrie : gestion des ordres de fabrication, contrôle machine, suivi des qualités…
Avant l’implémentation, définissez en amont les fonctionnalités clés que vous voulez que l’ERP intègre pour bien l’exploiter à 100% et avoir le ROI le plus rapidement possible.
Intégration avec vos systèmes existants (CRM, comptabilité…).
Un ERP doit fonctionner avec tous les systèmes existants de l’entreprise pour être pleinement optimal et opérationnel. En effet, en centralisant la base de données, un ERP doit s’intégrer avec les outils existants pour offrir une grande interopérabilité. Le logiciel s’intègre avec le CRM interne, les logiciels de comptabilité, les outils e-commerces ou les systèmes de gestion de production.
L’intégration de l’ERP se fait avec des API connecteurs ou des midlewares. En cas de mauvaise implémentation, l’ensemble du système peut entraîner des doublons ou de pertes de données.
Considérations techniques : cloud, on-premise, hybride.
Avant de lancer le développement de votre projet ERP, voici les considérations techniques de chaque type :
- ERP Cloud : hébergé par un fournisseur, accessible partout, mais exige une connexion internet permanente, peut être un ERP SaaS ou sur mesure ;
- ERP SaaS: ERP en ligne fourni par un éditeur, fonctionne par système d’abonnement, mises à jour et maintenance automatique, idéal pour PME et start-up ;
- ERP on-premise: logiciel installé directement dans les serveurs de l’entreprise. Idéal pour créer un ERP sur mesure avec une personnalisation et une performance optimale. Recommandée pour les grandes entreprises avec des besoins spécifiques ;
- ERP hybride: combinaison des deux ERP, pour une flexibilité plus élevée, des coûts optimisés et une meilleure gestion de données.
Les étapes de création d’un logiciel ERP sur mesure
Une fois que vous avez en main toutes les bases de votre projet, notre agence DigitalUnicorn vous présente les étapes à suivre pour créer un ERP pour automatiser vos processus métiers :
Étape 1 : Analyse des processus métiers et besoins.
Même si vous avez déjà créé un cahier des charges complet, la première étape pour créer une ERP est de définir les processus métiers à automatiser et les besoins prioritaires de l’entreprise. Le but est d’avoir une vision claire et détaillée des processus à automatiser et leur impact stratégique. Vous pouvez même définir le ROI en amont avec la précision des données. Pour cela, hiérarchiser les priorités, définir les besoins fonctionnels et identifier les points à améliorer. Ces listes permettent à votre équipe ou votre éditeur de bien proposer l’ERP adéquate parfaitement alignée à votre description de projet.
Étape 2 : Conception et spécifications techniques détaillées.
La deuxième étape consiste à préparer le terrain pour l’implémentation du logiciel ERP en concevant :
- L’architecture technique: base de données, connecteur, API… ;
- Les modules techniques: fonctionnalités clés et leur interaction ;
- Le design UX/UI (interface et expérience utilisateur): interface épurée, simple, intuitive avec une ergonomie optimale adaptée aux profils utilisateur ;
- Les normes de sécurité: authentification, protection de données, conformité RGPD.
Étape 3 : Développement et tests du logiciel.
Le développement du projet est la troisième étape. En d’autres termes, cette phase va rendre réels tous les points listés dans le cahier des charges. Soit, vous avez opté pour un ERP sur mesure en recrutant une équipe de développeurs pour créer les modules, les fonctionnalités clés, la base de données, l’interface et bien d’autres. Soit, vous avez préféré un ERP SaaS, une solution prête à l’emploi pour un déploiement rapide. C’est l’éditeur qui est en charge de personnaliser l’ERP en fonction de vos besoins.
Une fois le développement fini, procéder à des séries de tests pour vérifier le bon fonctionnement de chaque fonctionnalité, de chaque fonction, de chaque module, les interactions, la sécurité et l’efficacité du design.
Étape 4 : Déploiement et migration des données.
Il est maintenant temps pour le déploiement de l’ERP qui transforme complètement le système interne de l’entreprise. De ce fait, il faut adapter l’environnement de production au nouvel outil. Cette étape consiste alors à :
- La migration des donnéesdepuis les anciens systèmes ;
- La validation de l’intégration de donnéespar l’équipe après le transfert
- L’ajustement de la performance et de la compatibilité avec les outils existants.
Étape 5 : Formation des utilisateurs et support.
Une fois l’implémentation totale de l’ERP finit, il est nécessaire de réaliser une formation à l’équipe pour bien exploiter le logiciel et ses avantages. L’organisation de la formation est la suivante :
- Sessions de formation aux différents profils utilisateur (ressources humaines, finance, comptable, logistique…) ;
- Guide utilisateurs et tutoriels interactifs disponibles ;
- Assistance technique via à des supports internes ou externes.
Étape 6 : Maintenance et évolution du système.
La maintenance et les mises à jour sont indispensables pour améliorer la performance du logiciel ERP et pour les futures évolutions du système. Les mises à jour sont pour améliorer la sécurité, le design et pour ajouter ou supprimer des fonctionnalités. La maintenance est utile pour corriger des bugs et des erreurs, et l’évolution consiste à améliorer la scalabilité et la performance du logiciel ERP afin qu’il continue de répondre aux besoins de l’entreprise.
Gestion du projet et budget
Pour finir, DigitalUnicorn va vous aider à bien gérer votre budget afin de créer l’ERP selon vos besoins, voici les étapes à prendre en compte :
- Établir un planning réaliste et un budget précis: calendrier clair du développement, de l’implémentation et des formations, budget détaillé (frais de développement, licence logicielle ou abonnement, infrastructure, formation et support, maintenance et évolution) ;
- Choisir une équipe de développement compétente: équipe interne ou agence externe spécialisée ;
- Gestion des risques et des imprévus: identifier les risques en amont, mettre en place un plan de contingence, suivre régulièrement chaque étape via à des réunions et rendre la communication le plus transparente possible.
Avec notre équipe compétente et expérimentée, notre agence DigitalUnicorn peut prendre en main votre projet ERP et assurer sa réussite sur le marché. Nous vous offrirons un accompagnement personnalisé pour répondre à tous vos besoins.
