Un ERP ou Entreprise Ressource Planing est un logiciel de gestion qui permet d’optimiser les processus métiers d’une entreprise en centralisant les données et en combinant plusieurs fonctionnalités (CRM, comptabilité, logistique, production, gestion de vente et bien d’autres). C’est pourquoi c’est devenu une solution indispensable pour la croissance et la compétitivité d’une entreprise, grâce à ses avantages, comme le gain de productivité, une meilleure organisation ou la réduction des erreurs.
Toutefois, sa mise en œuvre peut présenter des difficultés et des risques, surtout pour un ERP sur mesure développée en interne. En effet, ce type projet ERP peut sembler efficace avec un contrôle et une liberté totale l sur la planification et le développement du logiciel adapté aux besoins et aux processus métier. Cependant, derrière ces avantages se cachent plusieurs obstacles dont principalement le temps et le coût. Dans cet article, DigitalUnicorn vous présente les principaux risques liés au développement interne d’un ERP, ainsi que les solutions alternatives plus adaptées.
Les risques de développer un ERP en interne
Créer un ERP en interne est risqué à cause de plusieurs facteurs qui doivent être pris en compte avant tout transformation, développement ou planification. De plus, ce type de système n’est pas fait pour toutes les entreprises et ERP. Notre agence web DigitalUnicorn vous présente les risques :
Coûts élevés et imprévisibles
Le risque principal de développer son ERP en interne est le coût initial qui peut être très élevé, de plus, les dépenses sont souvent imprévisibles même avec un cahier de charge complet. Le coût inclut l’infrastructure, les développeurs internes, les matériels et bien d’autres.
Développement
Le coût initial est vraiment difficile à calculer, puisque c’est l’entreprise qui doit tout prendre en main, allant de la phase d’analyse et de planification, de la rédaction des spécifications, des objectifs et des besoins, du développement du code jusqu’à la recettage. Chaque modification ou chaque erreur peut alors coûter très cher, comme l’ajout d’une fonctionnalité spécifique ou la correction de bug.
De plus, le développement requiert des compétences spécifiques difficiles à engager, comme du designer UX/UI (expérience et interface utilisateur), spécialiste en back-end et en base données, en sécurité ou en architecture logicielle.
Maintenance
Après la mise en place du logiciel ERP, les coûts ne s’arrêtent pas pour autant. L’entreprise doit aussi prévoir la maintenance qui est caractérisée par les mises à jour régulières (modules, design, sécurité…), la correction des bugs ou l’optimisation de la performance. Il faut aussi que le système soit toujours compatible avec les outils internes même avec les évolutions. Ces coûts de maintenance représentent jusqu’à 20% du coût initial par an.
Ressources humaines
Pour le développement d’un ERP en interne, il faut recruter et conserver une équipe entière de développeurs pour développer et maintenir un ERP en interne pour garantir son bon fonctionnement. Les profils à recruter sont nombreux (développeur fullstack, architecture logicielle, expert en cybersécurité, consultant, design UX/UI…) nécessitant des matériels de qualité. De ce fait, les garder en interne est très coûteux, puisqu’une équipe peut coûter entre 500 et 1000 euros par jours.
De plus, l’entreprise doit gérer le risque du turnover pour éviter de grosse perte lors d’un départ de développeurs.
Délais de réalisation allongés
Développer un ERP en interne prend, en général, énormément de temps. En effet, la conception ne se résume pas à l’intégration de l’ERP, il faut prendre en compte la phase de planification et de spécification, le développement du code, les tests et le déploiement, ce qui mobilise toutes les ressources de l’entreprise.
Les étapes sont nombreuses, c’est pourquoi les imprévus, les changements de stratégie, les manques de ressources et les retards sont inévitables. Un projet ERP qui devra durer 6 mois avec une agence spécialisée peut prendre 12 mois en interne.
Complexité du projet
Un logiciel ERP est un système qui centralise les données en combinant plusieurs fonctionnalités à la fois, comme la comptabilité, la gestion de stock, la production, les ressources humaines, le CRM et bien d’autres dans une base de données unique. La complexité du projet réside alors dans la connexion de tous ces modules qui doivent s’échanger de manière fluide et cohérente.
De plus, ces modules doivent aussi répondre correctement aux besoins des entreprises et de ses objectifs. Cette complexité doit être gérée par des professionnels avec des équipes complètes. En interne, les coûts peuvent vite grimper pour aligner le développement aux besoins et aux objectifs de l’entreprise et de son activité.
Difficultés de recrutement et de rétention des compétences
Avec cette complexité, développer un ERP nécessite des compétences variées et assez rares dans certains domaines (cybersécurité, fullstack, base de données relationnelle, API, interface mobile et web, architecture logicielle…). Ces profils sont très recherchés, de ce fait, il faut savoir les attirer et les fidéliser demandant un budget conséquent et des salaires fructueux. De plus, un départ ou un changement en cours de projet sera aussi critique et difficile à combler.
Risques techniques et fonctionnels
Dans le cadre de développement d’un projet, les risques techniques et fonctionnels sont presque impossibles à éviter. Il faut s’attendre toujours à des difficultés et identifier vite les solutions adéquates.
Bugs et dysfonctionnements
Dans la conception de logiciel d gestion, les bugs et les dysfonctionnements sont impossibles à éviter même pour les équipes de développeurs les plus expérimentés. Or dans le développement de projet ERP en interne, les phases de tests sont moins rigoureuses que celles des éditeurs spécialisés ou les agences qui disposent de milliers d’utilisateurs pour identifier les anomalies et mettre en place l’adoption d’une solution adéquate.
Difficultés d’intégration avec les systèmes existants
Un ERP doit toujours absorber les outils tiers (CRM, logiciels comptables, plateforme e-commerce, logiciel de gestion de paie, reporting…) pour améliorer ses performances. L’intégration de ces outils doit être codée de manière manuelle, ce qui entraîne des surcoûts, le rallongement du temps de développement et des problèmes liés au risque de défaillance pour une équipe interne, contrairement à un fournisseur ou à une agence avec des technologies déjà adaptées.
Risques liés à la sécurité des données
La sécurité des données des clients et de l’entreprise est cruciale pour préserver la confiance des clients et la performance de l’activité.
Vulnérabilités
Un logiciel ERP centralise toutes les données, surtout les plus sensibles de l’entreprise et des clients, comme les données financières, les données RH, les informations clients, les secrets de fabrication et bien d’autres. Un ERP développé en interne est moins rigoureux sur l’audit de sécurité, ce qui peut présenter un risque accru de perte de données ou de piratage.
Non-conformité aux réglementations
Les entreprises doivent respecter des règlements stricts comme le RGPD en Europe. Une équipe interne a besoin d’être aidée par des spécialistes en loi pour appliquer la conformité, ce qui peut représenter un coût supplémentaire. Sans cela, la non-conformité peut entraîner des problèmes de confiance vis-à-vis des clients, des poursuites judiciaires, des sanctions et une perte de réputation.
Or, les agences et les fournisseurs ont déjà les compétences et l’expérience nécessaires pour prendre en compte tous les règlements liés à l’ERP. En effet, former une équipe interne compétente est assez difficile provoquant des surcouts et l’allongement du temps de développement.
Alternatives à un développement interne
Une fois que vous savez tous les risques liés à la création d’un ERP en interne, vous vous demandez peut-être s’il y a d’autres solutions. C’est pourquoi notre agence web et mobile DigitalUnicorn vous présente les alternatives à un développement internes :
Acquisition d’un logiciel ERP existant
L’une des alternatives les plus utilisées est l’acquisition d’un logiciel ERP existant, déjà disponible sur le marché. Ces solutions qui peuvent être open source ou propriétaires sont l’aboutissement de plusieurs années de recherche, de test et d’amélioration continue. De ce fait, les ERP existants sont pour les PME, les TPE et les starts-up qui veulent des ERP standards qui peuvent combler 90% de leurs besoins. En revanche, c’est déconseillé pour les entreprises de grandes envergures ou multinationales.
Choisir un logiciel adapté à vos besoins
Le choix d’un ERP impact directement son efficacité et sa performance sur les processus métiers et sur d’autres aspects. De ce fait, le choix n’est pas de se tourne vers le logiciel le plus populaire, mais le logiciel qui peut répondre au mieux aux besoins et aux spécificités de votre activité.
En effet, un ERP pour les secteurs industriels ne proposera pas les mêmes fonctionnalités qu’un ERP pour les services ou les plateformes e-commerce. Vous devez établir une liste précise des besoins de votre métier : gestion de stock, suivi de production, automatisation de processus, comptabilité, reporting en temps réel…
Évaluer les coûts et les délais d’implémentation
Par rapport au développement sur mesure, l’acquisition d’un ERP existant offre énormément d’avantages, comme la maîtrise des coûts et des délais avec une intégration plus facile. Les tarifs sont aussi connus en avance (modules, fonctionnalités, formations des collaborateurs et des équipes, licences…), ce qui vous permet de calculer le total de vos dépenses sur une période donnée. L’intégration et le déploiement peuvent se faire rapidement entre quelques semaines et plusieurs mois selon la complexité du projet.
Sélectionner un fournisseur fiable et reconnu
Pour choisir le bon ERP, vérifier quelques aspects du fournisseur ou de l’éditeur, comme leur réputation, leurs notes, les avis des clients et leurs performances. Travailler avec un fournisseur fiable et reconnu permet de bénéficier des mises à jour régulières, un support technique optimal et une documentation complète. Cette stabilité et cette assurance permettent d’éviter les problèmes liés au développement interne, comme le recrutement de profils spécialisés ou de l’infrastructure.
Faire appel à un intégrateur
L’autre option est de faire appel à un intermédiaire ou un intégrateur pour la mise en œuvre d’un ERP. Il offre beaucoup de solution comme agir en intermédiaire le client et l’éditeur ou effectuer un développer un ERP sur mesure en externe.
Externaliser le développement et l’implémentation
Plutôt que de gérer le développer en interne et recruter des développeurs aux capacités très recherchés, il vaut mieux externaliser le développement et l’implémentation. L’intégrateur, comme une agence web, prend en charge tout l’aspect en une partie selon vos besoins, comme la configuration, la personnalisation, les modules et même l’évolution future de l’ERP. Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son métier sans réfléchir au recrutement et autres.
Bénéficier de l’expertise d’un professionnel
Faire appel à un intégrateur professionnel, comme notre agence, vous permet de bénéficier son expertise, comme les bonnes pratiques, les pièges à éviter, les meilleures solutions ou les méthodes de conduite de changement. Il propose aussi un accompagnement sur le plan technique, l’organisation, les pratiques adéquates pour assurer son bon fonctionnement au sein de votre entreprise.
Réduire les risques et les coûts
Une agence web ou un professionnel dispose déjà des méthodes idéales pour calculer l’entièreté du devis d’un développement d’ERP grâce à son expérience et ses anciens multiples clients. Il sait alors anticiper les problèmes récurrents et proposer des solutions adéquates selon le cas du client. Cette expertise permet alors de réduire les risques, les imprévus, les dépassements du budget pour garantir un retour sur investissement rapide.
Choisir une solution cloud
La solution Cloud s’avère aussi être une solution efficace où de plus en plus d’entreprises se tournent pour éviter un développement très long avec un investissement initial faible.
Accéder à des fonctionnalités avancées
Un ERP Cloud est un ERP prêt à l’emploi qui comprend déjà plusieurs fonctionnalités activables ou non selon vos besoins, comme l’intelligence artificielle, l’automatisation des tâches, l’analyse prédictive et bien d’autres. Ces fonctionnalités sont très longues et couteuses à développer en interne.
Bénéficier d’une infrastructure sécurisée et maintenue
Avec un ERP Cloud, l’éditeur prend en charge tout l’aspect maintenance, sauvegarde et sécurité incluses dans l’abonnement mensuel ou annuel. Cela réduit considérablement les risques de cyberattaque et garantit automatiquement la conformité réglementaire.
Réduire les coûts d’infrastructure
Recourir à une solution Cloud permet de réduire les investissements sur l’infrastructure, dont les serveurs internes, des équipements et une équipe de développeur. Le modèle économique par abonnement ne requiert pas un énorme investissement et prévoit une meilleure visibilité budgétaire. Néanmoins, à long terme (dizaines d’années), les coûts peuvent être très élevés, c’est pourquoi cette solution est idéale pour les petits projets à court terme, les PME, les TPE et les start-up.
Quand le développement interne peut être envisagé
De ce fait, si créer un ERP en interne est risqué, alors pourquoi certaines entreprises optent encore pour ce choix ? Notre agence DigitalUnicorn vous présente les cas où le développement interne est envisageable.
Besoins spécifiques et complexes
Un développement en interne est le moyen le plus sûr si lorsque les besoins métiers sont si particuliers que même personnalisés, n’importe quel ERP ne peut y répondre. C’est surtout valable pour les entreprises industrielles avec des processus uniques ou pour des sociétés hautement réglementées qui nécessitent un niveau de personnalisation très élevé. De ce fait, créer un ERP en interne est la solution la plus adaptée.
Budget conséquent et ressources internes disponibles
Un développement en interne exige un investissement conséquent capable de résister aux dépassements financiers inévitables et de recruter les meilleurs talents. De ce fait, cette méthode est conseillée pour les projets ERP de grande envergure et à long terme destiné aux entreprises multinationales où les activités sont importantes avec de ressources abondantes. Ce choix est envisageable que s’il ne met pas en péril la trésorerie de l’entreprise.
Équipe technique compétente et expérimentée
L’un des critères les plus déterminants pour développer un ERP en interne est d’avoir une équipe technique compétente et expérimentée. Cela inclut des développeurs expérimentés, des architectes logiciels, des spécialistes en base de données ou en design, des experts en sécurité, des chefs de projets ou DevOps. Sans cette équipe, les risques d’échec sont élevés, de ce fait, le développement interne est conseillé pour les entreprises qui ont déjà cette équipe dans leurs effectifs.
Pour assurer le développement de votre ERP, la solution idéale est d’appeler notre agence web DigitalUnicorn avec notre équipe expérimentée et compétente. Nous effectuerons des analyses sur votre cas, vos besoins et vos objectifs et développerons la solution adéquate.
